Keuntungan Menggunakan Esign untuk Administrasi Perusahaan

Pengelolaan administrasi perusahaan selalu menjadi tantangan besar, terutama di era digital yang serba cepat.

Perusahaan kini dituntut untuk tidak hanya efisien dalam pengelolaan dokumen, tetapi juga menjamin keamanan dan keabsahan dokumen yang mereka gunakan.

Salah satu solusi modern yang mampu mengatasi masalah ini adalah penggunaan esign atau tanda tangan digital.

Dengan berbagai keuntungan yang ditawarkan, esign menjadi alat yang tak tergantikan dalam administrasi perusahaan masa kini.

Efisiensi Waktu dan Biaya

Menggunakan esign dalam administrasi perusahaan dapat menghemat banyak waktu dan biaya.

Dalam proses konvensional, tanda tangan dokumen membutuhkan waktu yang lama, terutama jika pihak-pihak terkait berada di lokasi yang berbeda.

Penggunaan tanda tangan fisik memerlukan pengiriman dokumen, yang berarti ada biaya tambahan seperti ongkos kirim dan pengadaan alat tulis atau kertas.

Dengan layanan esign yang disediakan oleh Enkripa, proses penandatanganan dapat dilakukan secara real-time tanpa memerlukan pengiriman fisik dokumen.

Ini sangat efisien, terutama dalam situasi mendesak atau proyek dengan tenggat waktu ketat.

Esign memungkinkan perusahaan untuk menandatangani dokumen hanya dalam hitungan detik, di mana pun mereka berada, asalkan terhubung ke internet.

Keamanan dan Validitas Hukum

Keamanan dokumen menjadi salah satu faktor terpenting dalam administrasi perusahaan.

Dokumen yang berisi informasi sensitif seperti kontrak, laporan keuangan, atau kesepakatan bisnis harus dijamin keasliannya.

Dalam hal ini, esign memberikan solusi yang sangat aman karena menggunakan enkripsi canggih untuk menjaga integritas dokumen.

Enkripa, sebagai penyedia layanan tanda tangan digital, menawarkan berbagai fitur keamanan tambahan, seperti Scan Dokumen dengan QRCode yang memungkinkan verifikasi keaslian dokumen secara instan.

Dengan fitur ini, pihak yang menerima dokumen dapat memindai kode QR untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sah dan belum mengalami modifikasi setelah ditandatangani.

Selain itu, penggunaan esign telah diakui secara hukum di Indonesia melalui Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), sehingga tanda tangan digital memiliki validitas hukum yang sama dengan tanda tangan manual.

Kolaborasi yang Lebih Mudah dan Cepat

Kolaborasi dalam pekerjaan sering kali melibatkan banyak pihak dan memerlukan persetujuan dari beberapa orang sekaligus.

Proses tradisional yang menggunakan tanda tangan manual sering kali memperlambat kolaborasi karena dokumen harus dikirim dan ditandatangani satu per satu.

Sebaliknya, dengan menggunakan esign, proses kolaborasi bisa dilakukan secara simultan.

Enkripa mempermudah kolaborasi dengan fitur Berbagi Dokumen, yang memungkinkan pengguna untuk mengundang banyak pihak dalam satu dokumen dan memberikan otorisasi penandatanganan.

Dengan fitur ini, setiap pihak yang terlibat dapat menandatangani dokumen dalam satu platform tanpa perlu beralih ke perangkat atau aplikasi lain.

Selain itu, fitur Bulk Signing dari Enkripa memungkinkan penandatanganan massal dokumen secara bersamaan, yang sangat bermanfaat bagi perusahaan yang menangani banyak dokumen setiap harinya.

Pengarsipan dan Akses Dokumen yang Mudah

Menggunakan tanda tangan fisik biasanya memerlukan ruang penyimpanan besar untuk mengarsip dokumen.

Seiring waktu, dokumen-dokumen ini dapat memakan tempat dan sulit diakses kembali jika dibutuhkan.

Dengan esign, perusahaan tidak lagi memerlukan ruang fisik untuk penyimpanan dokumen, karena semua file disimpan secara digital.

Enkripa menawarkan fitur Versi Dokumen yang memungkinkan pengguna untuk melacak perubahan dan revisi pada dokumen dengan mudah.

Fitur ini sangat penting dalam pengelolaan dokumen perusahaan yang sering mengalami pembaruan.

Selain itu, dokumen yang sudah diarsipkan secara digital melalui esign dapat diakses kapan saja dan di mana saja, sehingga memudahkan pencarian dokumen lama tanpa perlu repot membuka tumpukan kertas.

Fleksibilitas Penggunaan dan Skalabilitas

Keuntungan lain dari penggunaan esign dalam administrasi perusahaan adalah fleksibilitasnya.

Dalam perusahaan yang terus berkembang, kebutuhan akan penandatanganan dokumen juga akan meningkat.

Sistem esign dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam berbagai sistem manajemen dokumen yang ada di perusahaan, sehingga memudahkan skalabilitas sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Enkripa menyediakan fitur Integrasi API, yang memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan layanan esign dengan sistem lain yang mereka gunakan.

Ini sangat membantu bagi perusahaan yang ingin mengefisienkan proses bisnis mereka dengan mengotomatisasi penandatanganan dokumen.

Selain itu, Enkripa juga menawarkan fitur Tambah Pengguna dan Kategori Dokumen yang memudahkan perusahaan dalam mengelola akses dan pengelompokan dokumen sesuai dengan struktur organisasi mereka.

Ramah Lingkungan

Selain manfaat efisiensi dan keamanan, penggunaan esign juga berkontribusi pada upaya pelestarian lingkungan.

Penggunaan tanda tangan digital berarti pengurangan signifikan dalam penggunaan kertas, tinta, dan material lainnya yang biasanya digunakan dalam proses penandatanganan konvensional.

Dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan dapat turut serta dalam program pengurangan limbah dan menjaga kelestarian lingkungan.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, penggunaan esign atau tanda tangan digital dalam administrasi perusahaan memberikan banyak keuntungan, mulai dari efisiensi waktu dan biaya, peningkatan keamanan, kemudahan kolaborasi, hingga ramah lingkungan.

Sebagai salah satu penyedia layanan esign terbaik, Enkripa menawarkan solusi komprehensif dengan fitur-fitur canggih seperti Tanda Tangan Kilat, Berbagi Dokumen, Bulk Signing, dan Scan Dokumen dengan QRCode.

Dengan memanfaatkan esign dari Enkripa, perusahaan dapat mengelola administrasi dengan lebih mudah, cepat, dan aman.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai layanan esign yang aman dan lengkap, Anda dapat mengakses fitur tanda tangan digital di platform Enkripa yang telah diakui secara hukum dan dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem administrasi perusahaan.